System kontroli zarządczej w PUP

Powiatowe Urzędy Pracy zobowiązane są do prowadzenia kontroli zarządczej. Dotychczas używane narzędzia informatyczne okazały się niewystarczające. Występowały trudności z bieżącym monitorowaniem wykonania celów na poziomie organizacji, brakowało dostępu w czasie rzeczywistym do pełnych informacji o realizacji celów i zadań w ramach kontroli zarządczej na poziomie komórek organizacyjnych. System także nie pozwalał kontrolować w czasie rzeczywistym odchyleń, nie informował o zadaniach z przekroczonymi terminami oraz nie posiadał istotnej funkcji generowania raportów w formie np. macierzy ryzyk. Ograniczenia te utrudniały realizację procesu kontroli zarządczej, dlatego koniecznym stało się wdrożenie nowej dedykowanej aplikacji.

Zakres wdrożenia:

Nasz zespół przeprowadził analizę przedwdrożeniową obejmującą zidentyfikowanie wymagań i potrzeb Klienta oraz wskazanie dedykowanych rozwiązań. W efekcie wdrożyliśmy system posiadający następujące funkcjonalności:

  • zarządzanie celami organizacji,
  • określanie celów dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
  • zatwierdzanie zadań / celów szczegółowych przez wskazaną osobę i raportowanie wykonania zadań,
  • efektywny system raportowania z wykorzystaniem identyfikatorów graficznych,
  • wspólne repozytorium dla wszystkich dokumentów i ryzyk,
  • wspólny obszar działania dla osób pracujących w systemie,
  • otrzymywanie zadań do realizacji,
  • raportowanie postępu prac,
  • definiowanie potencjalnego wpływu ryzyka na realizację zadań,
  • proces akceptacji celów/ zadań przed ich aktywowaniem,
  • możliwość aktualizacji danych słownikowych z poziomu Systemu,
  • system uprawnień, umożliwiający określenie dostępu do poszczególnych funkcjonalności i widoków,
  • integracja z usługą katalogową (Active Directory).
Korzyści z wdrożenia systemu:Wdrożenie naszego systemu w PUB w Lubinie i Wałbrzychu umożliwiło określanie i monitorowanie wykonania celów organizacji, również w podziale na poszczególne komórki organizacyjne. Użytkownicy systemu mogą sprawnie i efektywnie zarządzać dokumentami związanymi z kontrolą zarządczą i kontrolować wszystkie ryzyka. PUP Lubin i Wałbrzych czerpią także korzyści z dokumentowania, analizowania, modelowania, a w niektórych przypadkach automatyzowania procesów kontroli zarządczej. Wdrożony system wspomagania kontroli zarządczej pozwolił na szybki podgląd osobom decyzyjnym czy wyznaczone zadania w ramach procesu kontroli zarządczej realizowane są prawidłowo. Pozwolił także przypisać do każdego zadania jednego właściciela, dzięki czemu nie rozmywa się odpowiedzialność. System zapewnia możliwość kontrolowania na bieżąco realizacji
wyznaczonych celów przy pomocy zdefiniowanych mierników i prezentuje realizację zadań w przejrzysty wizualny sposób. Dyrektorzy i Kierownicy Komórek Organizacyjnych otrzymali komplet narzędzi, by efektywnie zarządzać i monitorować jakość pracy Urzędu.